Organização de eventos: a mais completa ferramenta pedagógica na docência em secretariado

Fotografia de Alberto Seveso

Vamos pensar a formação em secretariado como um processo sistêmico de constituição de um profissional polivalente, multifuncional e humanizado. Para que alcancemos essa formação, a/o docente em secretariado utiliza uma série de mediações, ferramentas e métodos pedagógicos. Esses métodos são como se fossem um norte que direcionam o fazimento em sala de aula. A escolha do método se faz articulada ao processo de reflexão de que profissional desejo formar, qual é o perfil da/o egressa/o, quais são as demandas do mundo do trabalho e as de cunho social. Se desejo formar um/a profissional crítico/a, é necessário que eu trabalhe com instrumentos que permitam o desenvolvimento dessa criticidade. Não dá para esperar resultados humanos, com práticas e métodos estritamente técnicos.

Nesse sentido, a docência em secretariado tem a missão de não somente formar para a profissão, mas para o mundo. A atuação em sala de aula exige da/o docente uma postura crítica e responsável em todos os momentos, desde o planejamento da aula até a avaliação. Cabe ainda à/ao docente tentar articular conteúdos técnicos e estratégicos, com pautas mais sociais e humanas, como por exemplo o respeito ao outro, a empatia com o próximo, a responsabilidade social, a sustentabilidade, a ética, a moral, a diversidade, a superação dos problemas sociais, a construção de uma sociedade mais justa e igualitária, a superação dos cenários de violência, a solidariedade, entre outros.

A docência em secretariado é uma possibilidade de atuação da/o profissional de secretariado e aí está o grande desafio de quem escolhe essa área, pois é exigido que ela/e tenha uma formação em nível de pós-graduação e que, além disso, domine conteúdos da didática, ramo da ciência pedagógica que trabalha métodos e técnicas de ensino com foco no aprendizado da/o estudante. Somos formados em cursos de bacharelado e/ou tecnologia, logo não detemos de conhecimentos específicos dos cursos de licenciatura, o que dificulta um pouco quando escolhemos a docência. Isso é uma falha em nossa formação? Não. Somos um ramo de atuação específico da área de gestão e negócios, não do ensino. A docência é uma possibilidade, não um objetivo formativo final.  

O exercício docente é muito mais complexo do que alguns teóricos/as colocam, percebo que essa simplificação da docência é feita, na maioria dos casos, por profissionais sem formação em nível de licenciatura. Como disse, nosso curso não é uma licenciatura, então para se atuar na docência é importante que a/o secretária/o estude, compreenda os fundamentos educativos, o compromisso social da escola, o papel do/a educador/a, a realidade social do país e princípios didáticos, para que assim consiga uma atuação mais efetiva dentro de sala de aula. Dar aula não é só transmitir o que se sabe, mas fazer mediações intencionais que direcione para uma formação profissional e cidadã para as/os estudantes. A/o docente tem um compromisso social, isso é um fato irrefutável.

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Quando pensamos na formação da/o profissional de secretariado, é importante que se permita um cenário de desenvolvimento de habilidades específicas (técnicas, atitudinais e relacionais), de modo que a/o discente em secretariado consiga ao término de sua formação, dominar as técnicas secretariais, os conhecimentos específicos de outras áreas de atuação e assim formar-se um/a profissional competente.

Para permitir essa formação tão ampla, nós docentes preparamos aulas, mediações, atividades e avaliações que trabalhem, o máximo possível, a articulação dessas habilidades. Como assim? Propomos ações que permitam o desenvolvimento de habilidades múltiplas, não só técnica, atitudinal ou relacional, mas a articulação de pelo menos duas delas. Quando a/o docente pede que a/o aluna organize uma série de documentos, não se trabalha somente a organização de arquivos, mas o pensamento estratégico, o raciocínio lógico, a interação, a leitura e interpretação de texto, dentre outras habilidades.

Venho, então, com a grande questão de hoje: qual é a ferramenta pedagógica que consegue trabalhar os três níveis de habilidades de modo articulado e integrado, de uma só vez? A organização de eventos.

Essa ferramenta é muito utilizada pelas/os docentes em secretariado em todo o Brasil e, pelo incrível que pareça, por falta de reflexão especializada sobre, utilizamos a ferramenta sem compreendê-la muito bem, a ponto de alguns docentes elencá-la como uma ferramenta frágil, uma vez que “secretariado não é só organizar eventos”. O secretariado não se resume na organização de eventos, mas se utiliza dessa ferramenta para conseguir desenvolver as habilidades necessárias para seu exercício profissional. A organização de eventos é uma ferramenta riquíssima e te explico o motivo dessa afirmação.

Evento é uma reunião de pessoas com o mesmo objetivo, envolvendo questões financeiras ou não, em um mesmo espaço (físico ou digital). Para se organizar um é preciso planejar, colocar o planejamento em prática, em ação, controlar e avaliar.

No planejamento eu estabeleço a ideia do evento, penso em questões orçamentárias, divido tarefas, fecho contratos, estabeleço metas e funções, emito convites, dentre outras ações. Já na ação, quando coloco o planejamento em prática, o momento de execução do evento, eu preciso verificar se tudo está em ordem, se o que foi contratado está de acordo com o que está sendo servido e entregue, acompanhar o andamento das atividades e estar atento aos imprevistos que possam surgir. No final, o processo de avaliação é aquele que vai me permitir ter uma visão do alcance e dos resultados que obtive com a realização do meu evento. É um ciclo, até porque a avaliação de um evento pode direcionar para o planejamento de outro.

Quando se propõe uma atividade que tem como objetivo a organização de um evento, possibilitamos um cenário que permite o desenvolvimento das técnicas secretariais em seus três níveis de habilidades.

Habilidades técnicas: construção de checklist, divisão de tarefas, construção de convite, leitura, produção e interpretação de texto, organização da agenda, construção de relatórios, domínio de ferramentas digitais, confecção do roteiro do evento, produção do script, domínio de técnicas de atendimento e telefonema, manuseio correto de instrumentos eletrônicos, pagamento e controle de despesas, domínio dos princípios de ordem de precedência, cerimonial e protoloco, conhecimento das legislações específicas referentes à organização de eventos, controle e gestão de questões legais por trás da organização de eventos, harmonização de cores, princípios básicos de decoração, domínio de cálculos básicos de matemática e conhecimentos básicos de layout e disposição de espaços.

Habilidades atitudinais: proatividade, saber lidar com situações intensas, trabalhar sobre pressão, otimização dos recursos, pensar estratégias de economia, automotivação, buscar os melhores preços, ser crítico perante as possibilidades encontradas referentes aos serviços de alimentação, decoração, lembrancinha e convites, saber as tendências do mercado e adaptar à realidade do cliente, indicar serviços, angariar fundos e administrar conflitos.

Habilidades relacionais: negociação, interação empática, ter empatia para com as dificuldades dos integrantes da equipe, senso de coletivo, liderança, trabalhar com a diversidade, trabalhar em equipe, articular parcerias, buscar patrocínios, comunicar sem violência, dividir as tarefas de acordo com as aptidões de cada membro da equipe, administrar conflitos coletivos, trabalhar a autonomia da equipe, orientar, monitorar e supervisionar o grupo, respeitar as diferenças do próximo, sem preconceito de nenhuma vertente, atender a todos de modo igualitário, adaptar o atendimento de acordo com as necessidades da pessoa que está demandando, evitar desgastes desnecessários e administrar a rotina de modo geral da equipe.

Perceba o tanto de habilidades que são trabalhadas na organização de eventos. Existem sim outras ferramentas que conseguem abarcar boa parte das habilidades que eu listei, todavia não de modo tão amplo e completo, além de que muitas das práticas profissionais do secretariado, mesmo atendendo à necessidade de terceiros, são realizadas de modo solitário, por exemplo: faço um memorando, ele tem um objetivo, foi demandado por alguém, mas o fazimento dele é realizado por uma única pessoa, no caso eu. No arquivamento é assim, na organização da agenda e na confecção de cartas oficiais, todos envolvem pessoas, mas o fazimento se dá de modo isolado. E é nesse gargalo que a organização de eventos entra como ferramenta de excelência, uma vez que conseguimos trabalhar tanto habilidades individuais como coletivas. Trabalhamos o específico e o geral em uma lapada só. Alcanço um público bem maior e consigo ofertar uma atividade que permite o desenvolvimento pleno de diversas habilidades.

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O secretariado não se constitui só de eventos, que fique registrado isso, mas é por meio da organização de eventos que muitos docentes trabalham e possibilitam o desenvolvimento de diversas habilidades necessárias para a atuação profissional de seus discentes. Muitas vezes isso não está claro nem para o docente, nem para a/o estudante, mas são nítidos os resultados dessa prática, tanto em nível de desenvolvimento individual como coletivo, além disso é sempre muito divertido e inclusivo esse tipo de atividade, envolve todo mundo e consegue mexer nos egos, nos sentidos, na motivação e na autovalorização de nossos alunos, isso não tem preço.

Você docente, explore essa ferramenta, ela é mágica! Você aluna/o, aproveite ao máximo quando realizar uma atividade do tipo, ela vai te ajudar a se tornar um/a profissional de excelência. Já você que não gosta dessa prática, convido a revisitar seus conceitos e tentar se abrir ao novo. A novidade pode ser extremamente prazerosa.

Aguardo vocês na próxima sexta-feira.

Abraços fraternos,

Jefferson Sampaio